White-Label-Agentur: Wie läuft Social Media unter eurem Namen?

White Label: Was dahintersteckt

Eine White-Label-Agentur plant, textet, gestaltet und postet für die Kunden anderer Agenturen, als wären es deren eigene Leute. Euer Kunde bekommt seine Posts, Reels und Stories von euch, mit eurem Ansprechpartner und auf eurer Rechnung. Der Name beschreibt das Prinzip: ein weißes, leeres Etikett, auf das ihr euren eigenen Namen schreibt.

Sagen wir, ihr seid zu dritt und betreut zwölf Kunden bei Website und Anzeigen. Jetzt möchte die Physiotherapiepraxis unter ihnen jede Woche auf Instagram zu sehen sein, mit Übungen, Team und freien Terminen. Jemanden dafür einzustellen, lohnt sich nicht, also gebt ihr die Posts an einen White-Label-Partner und die Praxis spricht weiter nur mit euch.

Social Media Outsourcing heißt erst einmal nur, dass jemand außerhalb eurer Agentur die Arbeit macht. Bei White Label Social Media kommt dazu, dass der Partner nirgends auftritt und ihr die Leistung als eure verkauft. White Label Marketing gibt es auch für Websites, Suchmaschinen oder Anzeigen, hier geht es nur um Social Media.

Vorteile: Was ein Partner übernimmt

Mit einem White-Label-Partner müsst ihr für Social Media niemanden einstellen und niemanden anlernen. Gehalt, Sozialabgaben und Einarbeitung fallen weg, ihr bezahlt eine Leistung.

Der Partner erstellt die Posts nicht nur, er veröffentlicht sie auch. Dazu gehört Kleinarbeit, die euer Kunde nie sieht: Steht in einer Instagram-Caption ein Link, wird daraus ein Hinweis auf den Link in der Bio. Nach dem Veröffentlichen prüfen wir bei jedem Beitrag, ob er korrekt online ging.

Weil der Monat fertig ist, bevor er beginnt, könnt ihr eurem Kunden ein Datum nennen und es halten. Klärt dafür, bis wann der Partner Themen und Material von euch braucht. Die Kanäle laufen auch weiter, wenn ihr selbst Urlaub macht, bei einer Agentur etwa fünf Wochen lang.

Die fertigen Posts könnt ihr außerdem als Motive für eure Anzeigen verwenden. Will die Physiopraxis freie Termine bewerben, nehmt ihr etwa ein Reel mit einer Übung.

Paket: Was drin sein kann

Fragt bei jedem Baustein, wer ihn übernimmt und wie viel davon im Monat dabei ist, bevor ihr eine White-Label-Lösung einkauft. Die Antworten gehören ins Angebot, nicht in eine Mail aus dem Vorgespräch.

Baustein	Fragt nach
Strategie	Legt der Partner zu Beginn Zielgruppe, Ziele und Themenfelder fest oder plant er nur von Monat zu Monat?
Themen	Plant der Partner sie selbst oder liefert ihr sie?
Texte	Schreibt er in der Stimme eures Kunden, von der Caption bis zum Blogartikel? Wer prüft Fachliches?
Design	Arbeitet er mit den Farben, Schriften und Vorlagen eures Kunden?
Reels und Stories	Wie viele sind im Monat dabei?
Posten	Veröffentlicht er selbst oder bekommt ihr nur Dateien?
Community Management	Beantwortet er Kommentare und Nachrichten, und wie oft schaut er rein?
Reporting	Wie oft kommt ein Bericht und was steht drin?

Bei der Physiopraxis tragen Reels mit Übungen und dem Team viel. Das Material dafür kommt von eurem Kunden, meistens aus dem, was er schon hat: Aufnahmen aus der Praxis, vom Team, von den Übungen. Ist noch nichts da, können wir auf eigenes Material zurückgreifen.

Manchmal reicht ein Termin für Material über Wochen. Einem Redner schlugen wir vor, zu seinem nächsten Vortrag einen Fotografen mitzunehmen; aus den Fotos und Videoausschnitten sollten Reels und YouTube Shorts werden.

Ablauf: Ein Monat mit Partner

Ein Monat mit Partner ist eine Schleife aus Plan, Freigabe, Posten und Bericht. Im besten Fall legt euch der Partner alle Posts, Reels und Stories des Monats auf einmal mit Design und Text vor. Online geht erst, was ihr freigegeben habt.

Am Anfang steht einmal euer Briefing: wer der Kunde ist, wen er erreichen will und was auf keinen Fall in einen Post soll. Bei der Physiopraxis wäre das etwa, dass kein Patient auf einem Foto zu erkennen ist. Dazu kommen die Zugänge zu ihren Kanälen.

Euer Briefing nehmen wir in der Form, die ihr gewohnt seid, und lesen uns damit in die Branche eures Kunden ein. Geht es um Gesundheit wie bei der Physiopraxis, liest bei uns eine Ökotrophologin jeden Post gegen. Unsere Hausregeln dabei: Wirkung steht als Frage oder Einordnung im Post, jede Zahl trägt ihre Quelle und Kundengeschichten bleiben anonym.

Ob euer Kunde den Plan mit freigibt, entscheidet ihr. Wenn ja, bekommt er einen Link zur Freigabe, auf dem kein Branding steht, auch nicht unseres. Er muss sich nicht einloggen und kann gleich alle Posts des Monats freigeben oder kommentieren, jeden mit Design und Text so, wie er online geht.

Eine eigene Lizenz für Freigabe, Planung oder Posten braucht dafür weder euer Kunde noch ihr. Fragt vorher, wie viele Feedbackrunden dabei sind; bei uns sind es zwei.

Euer Kunde hat genau einen Ansprechpartner, nämlich euch.

Auftritt: Unsichtbar oder in eurem Namen

Wie sichtbar der Partner für euren Kunden ist, entscheidet ihr. Bei uns ist der Standard, dass wir gar nicht auftreten und euer Kunde nur mit euch spricht. Wollt ihr es anders, können wir eurem Kunden gegenüber auch auftreten, etwa unter dem Namen eurer Agentur.

Ruft euer Kunde am Freitag an, weil der Post für Montag doch ein anderes Foto braucht, landet der Anruf bei euch und ihr gebt die Änderung weiter. Antwortet ihm danach selbst, statt die Mail des Partners samt dessen Signatur weiterzuleiten. Klärt mit dem Partner vorher, bis wann vor einem Post noch etwas zu ändern ist.

Soll auf dem neuen Foto das Team statt der Übung zu sehen sein, braucht der Post auch eine neue Caption. Bei uns kommen Design, Text und Video aus einem Team, Foto und Caption tauschen also dieselben Leute aus. Auf eure Mail oder Slack-Nachricht antworten wir in der Regel innerhalb eines Werktags, in dringenden Fällen deutlich schneller.

Für Facebook und Instagram braucht der Partner keine Passwörter, das läuft über die Meta Business Suite. Euer Kunde gibt eurer Agentur Zugriff auf seine Konten und ihr gebt ihn über euer eigenes Unternehmensportfolio an die Leute eures Partners weiter. Das Konto bleibt bei eurem Kunden, in seinen Einstellungen steht eure Agentur als Partner und jeder Zugriff lässt sich wieder entfernen. Wer dort genauer hinsieht, findet allerdings auch Namen und Arbeits-Mailadressen der Leute, denen ihr Zugriff gebt.

Den Monatsbericht bereiten wir im Branding eurer Agentur auf, auf Wunsch direkt in eurer Vorlage. Neben den Zahlen stehen darin Beobachtungen und Empfehlungen, so könnt ihr im Reporting-Meeting erklären, warum das Reel mit der Rückenübung gut lief und das Teamfoto nicht.

Der Bericht ist zugleich die Grundlage für den nächsten Monat. Aus jedem leiten wir mindestens drei Schritte ab, bei der Physiopraxis etwa mehr Übungen und weniger Teamfotos. Was euer Kunde im Meeting dazu sagt, nehmen wir mit auf, sobald ihr es uns weitergebt.

Vertrag: Was ihr vorher regelt

In den Vertrag gehört neben dem Leistungsumfang alles, worüber ihr sonst erst im Ernstfall sprecht. Fragt am Sonntag jemand per Nachricht nach einem Termin in der Physiopraxis, muss feststehen, wer antwortet: der Partner, ihr oder die Praxis selbst.

Wie das aussehen kann: Für einen Lebensmittelhersteller sahen wir dreimal die Woche an festen Tagen in Kommentare und Nachrichten und verbargen negative Kommentare. Die häufigste Frage, wo es das Produkt zu kaufen gibt, klärten wir einmal mit dem Kunden selbst. Anfragen mit Postleitzahl durften wir an seinen Vertrieb weiterleiten.

Regelt ebenso, wer Bilder, Videos und Vorlagen weiter nutzen darf, wenn ihr den Partner wechselt. Ist dieses Nutzungsrecht nicht geregelt, baut der nächste Partner womöglich alles neu und euer Kunde wundert sich, warum seine Posts plötzlich anders aussehen.

Setzt euer Partner KI-Bilder ein, muss klar sein, wer prüft, ob ein KI-Hinweis nötig ist, und wer ihn setzt. Das erklären wir in unserem Ratgeber Wer trägt die KI-Kennzeichnungspflicht, Agentur oder Kunde?. Fragt zuletzt nach der Laufzeit: Bei uns sind es mindestens drei Monate, weil sich vorher nicht beurteilen lässt, ob etwas wirkt.